Ta witryna wykorzystuje pliki cookie, dowiedz się więcej Zgadzam się
>>> Strona główna >>> Archiwum wiadomości >>> Projektowanie formularzy elektronicznych dla administracji publicznej

Projektowanie formularzy elektronicznych dla administracji publicznej

2012-11-12 09:11:01

Październikowy numer IT w administracji przynosi artykuł Grzegorza Grabowskiego Projektowanie formularzy elektronicznych. Autor zwraca uwagę na to, że przygotowanie formularzy na stronę WWW pod względem technicznym nie jest trudne; instruktorzy na kursach, autorzy podręczników i producenci oprogramowania podają gotowe recepty ich tworzenia ale to nie znaczy, że pojawiające się w sieci formularze są naprawdę dobre. Często są to tylko elektroniczne wersje formularzy papierowych, które można przesłać w Sieci. Takie podejście nie wykorzystuje możliwości, jakie daje informatyka, ale jest ciągle jeszcze często spotykane.
Autor zwraca uwagę, że formularz elektroniczny jest zawsze częścią systemu informacyjnego instytucji. Ta prawda często nie jest doceniana i to nie tylko w Polsce i nie tylko przez laików.
Przed przystąpieniem do projektowania formularza trzeba przeanalizować system, którego formularz jest częścią. Trzeba zdać sobie sprawę z celów jakie system ma do zrealizowania, jakie posiada funkcjonalności. Konieczna jest znajomość systemu prawnego, w którym funkcjonuje i powiązania z innymi otaczającymi go systemami. Procedury, które mają być usprawnione i dla których projektowany jest formularz wynikają z przepisów ustawowych i (na niższym szczeblu) rozporządzeń. Często ustawa określa podmiot uprawniony do określenia wzoru dokumentu i opublikowania go w centralnym repozytorium ePUAP. W takiej sytuacji należy utworzyć formularz zgodny ze wzorem zamieszczonym w centralnym repozytorium dokumentów lub musi on zostać tam opublikowany.
Usprawniając system przez stosowanie IT należy pamiętać, że wprowadzanie nowych technologii pozwala na realizację nowych funkcji, uprzednio nieosiągalnych w procedurze opartej na dokumentach papierowych. Jest to poważny problem, bo jak stwierdza autor nie ma architektów administracji publicznej przygotowanych do projektowania systemów administracyjnych na potrzeby tej administracji i vice versa brak też specjalistów, którzy dobrze orientując się w wymaganiach administracji znają możliwości technologii informacyjnych.
Rozwiązaniem, które proponuje autor polega na pracy zespołu, w skład którego wchodzi ktoś doskonale znający wymagania modernizowanego systemu i ktoś, kto zna możliwości technologii informacyjnych, możliwości sieci itp. i ktoś, kto ma doświadczenie w projektowaniu procesów typowych dla administracji publicznej.
Autor namawia do skorzystania w procesie budowy lub modernizacji struktury informacyjnej do skorzystania z gotowych rozwiązań w postaci sprawdzonych metodyk, np. PMBOK, PRINCE2, SCRUM itp. (szerzej na temat metodyk zarządzania w: A. Koszlajda Zarządzanie projektami IT - uwaga M.H.)
Wyznaczenie kierownika projektu odpowiedzialnego za organizację i efekt końcowy prac oraz wdrożenie, stworzenie dokumentu, który określi zakres prac, listę tworzonych formularzy i innych produktów oraz funkcjonalności, które mają powstać pozwala przystąpić do przygotowania specyfikacji zamówienia.
Ważne jest aby „innowacja” nie ograniczała się do tego, że informacje dotychczas zapisywane na papierze (np. w postaci formularzy) zostają zapisane w postaci plików, a obieg gromadzonych informacji nie będzie wykorzystywał nowych możliwości. Trzeba też zbadać, czy w otoczeniu systemu (infrastruktury prawnej, technologii) nie zaszły zmiany, które powinny zostać uwzględnione w projekcie. Takie podejście nazywane jest reinżynieringiem procesów.
Zespół, który projektuje lub modernizuje system musi ustalić:

  • jakie funkcjonalności są realizowane w wersji pierwotnej i które z nich są zbyteczne,
  • jakich funkcjonalności wersja pierwotna nie realizuje chociaż są wymagane,
  • jakie funkcjonalności byłyby przydatne w nowej wersji.

Istotnym elementem systemu jest obieg informacji. Konieczna jest dokładna analiza przepływów danych, kontroli ich jakości, odpowiedniego sposobu ich archiwizacji. Przewidzieć trzeba też skutki ewentualnych błędów „na wejściu” lub powstałych w systemie. Ważne jest stworzenie mechanizmów minimalizujących konsekwencje tych błędów.
Oprogramowanie wykorzystywane w administracji najczęściej nie może wymieniać danych z innymi systemami, ponieważ w czasach, gdy były one projektowane nie zakładano takiej wymiany. Autor artykułu przytacza przykład słowników ulic (niezbędnych w identyfikacji adresów), które powstawały oddzielnie w różnych aplikacjach. W jednym urzędzie może okazać się, że nie jest możliwe porównanie i identyfikacja dwóch adresów pobranych z dwóch różnych systemów. Taka operacja jest istotna dla systemów podatkowych. Często na przeszkodzie w całościowym naprawieniu systemu staje brak środków na budowę całkiem nowej aplikacji.
Niekiedy jednak dobre efekty można uzyskać „wmontowując” formularz elektroniczny w system zastany. Przykładem tego jest wprowadzenie formularza elektronicznego deklaracji podatku od dochodów osobistych współpracującego z działającym od wielu lat systemem POLTAX. Formularz spotkał się z dobrym przyjęciem i z roku na rok szybko zwiększa się liczba korzystających z nowej możliwości (za rok podatkowy 2010 niecały milion, a za 2011 – 2 mln) Oczywiście, internetowa przystawka ma sens, gdy nie wymaga dołączania jako załącznika jakichkolwiek papierowych zaświadczeń i gdy formularz jest na tyle przejrzysty, że interesanci są w stanie wypełnić go bez pomocy urzędnika.
Autor artykułu zwraca też uwagę na fakt, że użycie formularzy elektronicznych pozwala na uniknięcie wielokrotnego podawania tych samych informacji, które następnie muszą być ręcznie wprowadzane do innych dokumentów – wystarczy wypełnienie formularza, a program umieści dane we wszystkich miejscach, gdzie to jest wymagane.
Przy okazji omawiania artykułu Grzegorza Grabowskiego zamieszczonego w miesięczniku IT w administracji warto wspomnieć o roli Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. ePUAP - jest to system informatyczny pozwalający obywatelom na załatwianie spraw urzędowych za pośrednictwem Internetu a przedstawicielom podmiotów publicznych udostępnianie swoich usług w postaci elektronicznej. Służy temu portal www.epuap.gov.pl, który pozwala na komunikację pomiędzy:

  • obywatelami a administracją,
  • przedsiębiorcami a administracją,
  • instytucjami administracji publicznej.

W Warszawskiej Wyższej Szkole Informatyki specjalistą w dziedzinie wprowadzania IT w administracji jest dr inż. Szymon Supernak. W Zeszytach Naukowych WWSI ukazały się jego następujące artykuły:
Zeszyt nr 4      Wprowadzenie do modelowania architektur korporacyjnych w usługach publicznych
Zeszyt nr 5      Platforma ePUAP w procesie standaryzacji bazy edukacyjno-laboratoryjnej WWSI do nauczania informatycznych systemów zarządzania
Zeszyt nr 7      Praca grupowa z wykorzystaniem repozytorium projektu
Zeszyty w postaci papierowej są rozsyłane do bibliotek uczelnianych, a w postaci elektronicznej można znaleźć je pod adresem: http://ojs.wwsi.edu.pl/index.php/zn

Oprac.: na podstawie it w administracji
Magdalena Hornowska

Robocik WWSI